Facture de situation : définition, calcul, exemple et logiciels qui la gèrent

À quoi sert une situation de travaux

Sur un chantier de plusieurs semaines, l’entreprise ne peut pas attendre la fin pour être payée. Le marché, ou le devis signé, prévoit des situations périodiques, souvent mensuelles : chacune photographie l’avancement et déclenche un paiement partiel. La dernière situation, ou la facture finale, solde le marché après réception, en tenant compte des travaux supplémentaires acceptés par avenant et de la retenue de garantie.

Une situation décrit l’avancement total atteint puis déduit ce qui a déjà été facturé. Il faut distinguer les montants facturés des montants encaissés : une situation impayée ne doit pas être facturée une deuxième fois.

Exemple chiffré : éviter de déduire deux fois l’acompte

Exemple pédagogique, sans TVA ni retenue : marché de 10 000 € HT, acompte facturé de 2 000 €. À 40 % d’avancement, le cumul des travaux atteint 4 000 € : la situation n° 1 facture 2 000 € supplémentaires. À 70 %, le cumul atteint 7 000 € : la situation n° 2 facture 3 000 € supplémentaires (7 000 − 2 000 d’acompte − 2 000 de situation n° 1). La facture finale ajoute 3 000 €. Total facturé : 10 000 € HT.

Si votre logiciel inclut déjà l’acompte dans son cumul antérieur, ne le retranchez pas une seconde fois. La retenue de garantie est une somme retenue sur le règlement, pas une remise commerciale diminuant automatiquement la base taxable. Son calcul et la TVA doivent être paramétrés selon le contrat et le régime applicable.

La facture doit identifier le chantier, la référence du devis ou marché, le numéro de situation, la date d’arrêté, l’avancement, le cumul antérieur et le montant de la période. Une retenue contractuelle doit apparaître distinctement du montant facturé et du net à payer.

TVA et facturation électronique

Pour la TVA des travaux, vérifiez le taux et les conditions du chantier. Depuis le 1er mars 2025, le client certifie les conditions du taux réduit par une mention sur le devis ou la facture ; une ancienne attestation séparée ne doit plus être présentée comme une formalité systématiquement exigée. La TVA des prestations suit l’encaissement sauf notamment option pour les débits ; l’autoliquidation doit être appliquée aux travaux sous-traités entrant dans son champ.

La réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises assujetties à la TVA établies en France. Les grandes entreprises et ETI doivent aussi émettre depuis cette date ; les PME et micro-entreprises le devront à partir du 1er septembre 2027. L’émission concerne les opérations entrant dans le champ de la réforme, entre assujettis établis en France. Les situations adressées aux particuliers restent hors de ce circuit ; leur e-reporting et le suivi des paiements dépendent des opérations concernées.

Quels logiciels gèrent réellement les situations

Les pages éditeurs documentent les situations chez Obat, les factures d’avancement chez Axonaut, les situations sur le web chez Indy, les situations chez Qonto et les acomptes/intermédiaires/soldes chez Pennylane. Odoo documente la facturation d’avancement et les retenues dans son pack Construction, avec Enterprise et paramétrage. Ces fonctions ne sont pas toutes incluses dans les offres gratuites : le guide artisan détaille les conditions.

Le diagnostic BTP de FactureMatch pose quatre questions (facturation simple, situations, comptable, gestion intégrée, cas complexes) et classe les neuf solutions en plaçant le périmètre documenté avant le prix. Le guide artisan du bâtiment détaille les prix et les fonctions, solution par solution.

Les lignes d’une situation, dans l’ordre

Une situation bien construite se lit de haut en bas comme un décompte. D’abord le marché : montant initial HT du devis ou du marché signé, puis les avenants acceptés, pour obtenir le montant du marché à jour. Ensuite l’avancement : lot par lot ou poste par poste, la quantité ou le pourcentage réalisé en cumul depuis le début du chantier, valorisé au prix du marché. Le total de ces lignes est le cumul des travaux exécutés à la date d’arrêté.

Viennent ensuite les déductions : le cumul des situations précédentes et, une seule fois, l’acompte, pour obtenir le montant HT de la période. La TVA s’applique sur ce montant HT, au taux du chantier. Enfin les retenues : retenue de garantie contractuelle, éventuelle retenue pour compte prorata, avances à rembourser. Le net à payer est le TTC de la période moins ces retenues. Chaque bloc doit rester lisible séparément : un client, un maître d’œuvre ou un contrôleur doit pouvoir refaire le calcul sans vous appeler.

Numérotez les situations dans la série chronologique unique de vos factures : la situation n° 2 du chantier X est une facture à part entière, avec son numéro, sa date, ses mentions obligatoires et le rappel du numéro de la situation précédente. Le vérificateur de mentions obligatoires de FactureMatch contrôle la liste de base ; les mentions propres au chantier (référence du marché, date d’arrêté, cumul antérieur) viennent en plus.

De la dernière situation au décompte final

La réception des travaux marque le passage de la situation à la facture finale. Elle se constate par un procès-verbal, avec ou sans réserves ; les réserves donnent lieu à des travaux de levée, puis à une levée de réserves. La facture finale, ou le décompte général et définitif dans les marchés qui le prévoient, reprend le montant du marché à jour, le cumul de tout ce qui a été facturé, les travaux supplémentaires acceptés et le solde. C’est aussi le moment où l’on vérifie que la somme des situations et de la facture finale égale exactement le marché à jour ; un écart signale une double déduction ou une situation oubliée.

La retenue de garantie, pour les marchés privés visés par la loi du 16 juillet 1971, ne peut dépasser 5 % et se libère à l’expiration d’un an après la réception, sauf opposition motivée. Elle a été retenue sur chaque situation ; sa libération donne lieu à une demande de paiement distincte, pas à une nouvelle facture de travaux. Si une caution bancaire remplace la retenue, aucune somme n’est retenue sur les situations et la caution s’éteint dans les mêmes conditions.

Côté délais, entre professionnels, le paiement est dû 30 jours après la réalisation de la prestation à défaut de clause, et le délai convenu ne peut dépasser 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € doivent figurer sur la situation comme sur toute facture ; une situation impayée déclenche ces pénalités, elle ne se refacture pas.

Les erreurs qui coûtent cher sur un chantier

La plus fréquente est la double déduction de l’acompte : déduit une première fois à la situation n° 1, il réapparaît en déduction à la situation n° 2 parce que le logiciel l’inclut déjà dans le cumul antérieur. Résultat : une situation trop basse, un solde final trop élevé, et une discussion tendue à la réception. La règle simple : l’acompte se déduit une seule fois, et le cumul facturé après chaque situation doit correspondre au cumul des travaux exécutés.

Deuxième erreur, la retenue de garantie appliquée sur le HT au lieu du TTC, ou traitée comme une remise qui réduirait la base de TVA. La retenue est une somme différée sur le règlement, pas une réduction du prix : la TVA est due sur le montant facturé, retenue comprise. Troisième erreur, l’avenant non signé facturé comme si le marché avait changé : sans accord écrit, les travaux supplémentaires sont contestables et la situation avec. Quatrième, la situation adressée à un particulier traitée comme une facture B2B en 2027 : elle reste hors du circuit électronique, avec un e-reporting des transactions et des paiements.

Enfin, l’outil : un tableur convient à un chantier ; à partir de trois chantiers en parallèle, les cumuls se mélangent. Les logiciels du panel qui documentent les situations (Obat, Axonaut, Indy, Qonto, Pennylane, Odoo avec Construction) tiennent le cumul par chantier et empêchent la double déduction. Leur périmètre gratuit ne couvre pas toujours cette fonction : le guide artisan du bâtiment et le diagnostic BTP le précisent solution par solution.