Facture de situation : c’est quoi, comment la faire, et quels logiciels la gèrent ?

À quoi sert une situation de travaux

Sur un chantier de plusieurs semaines, l’entreprise ne peut pas attendre la fin pour être payée. Le marché, ou le devis signé, prévoit des situations périodiques, souvent mensuelles : chacune photographie l’avancement et déclenche un paiement partiel. La dernière situation, ou la facture finale, solde le marché après réception, en tenant compte des travaux supplémentaires acceptés par avenant et de la retenue de garantie.

Une situation décrit l’avancement total atteint puis déduit ce qui a déjà été facturé. Il faut distinguer les montants facturés des montants encaissés : une situation impayée ne doit pas être facturée une deuxième fois.

Exemple chiffré : éviter de déduire deux fois l’acompte

Exemple pédagogique, sans TVA ni retenue : marché de 10 000 € HT, acompte facturé de 2 000 €. À 40 % d’avancement, le cumul des travaux atteint 4 000 € : la situation n° 1 facture 2 000 € supplémentaires. À 70 %, le cumul atteint 7 000 € : la situation n° 2 facture 3 000 € supplémentaires (7 000 − 2 000 d’acompte − 2 000 de situation n° 1). La facture finale ajoute 3 000 €. Total facturé : 10 000 € HT.

Si votre logiciel inclut déjà l’acompte dans son cumul antérieur, ne le retranchez pas une seconde fois. La retenue de garantie est une somme retenue sur le règlement, pas une remise commerciale diminuant automatiquement la base taxable. Son calcul et la TVA doivent être paramétrés selon le contrat et le régime applicable.

La facture doit identifier le chantier, la référence du devis ou marché, le numéro de situation, la date d’arrêté, l’avancement, le cumul antérieur et le montant de la période. Une retenue contractuelle doit apparaître distinctement du montant facturé et du net à payer.

TVA et facturation électronique

Pour la TVA des travaux, vérifiez le taux et les conditions du chantier. Depuis le 1er mars 2025, le client certifie les conditions du taux réduit par une mention sur le devis ou la facture ; une ancienne attestation séparée ne doit plus être présentée comme une formalité systématiquement exigée. La TVA des prestations suit l’encaissement sauf notamment option pour les débits ; l’autoliquidation doit être appliquée aux travaux sous-traités entrant dans son champ.

La réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises assujetties à la TVA établies en France. Les grandes entreprises et ETI doivent aussi émettre depuis cette date ; les PME et micro-entreprises le devront à partir du 1er septembre 2027. L’émission concerne les opérations entrant dans le champ de la réforme, entre assujettis établis en France. Les situations adressées aux particuliers restent hors de ce circuit ; leur e-reporting et le suivi des paiements dépendent des opérations concernées.

Quels logiciels gèrent réellement les situations

Les pages éditeurs documentent les situations chez Obat, les factures d’avancement chez Axonaut, les situations sur le web chez Indy, les situations chez Qonto et les acomptes/intermédiaires/soldes chez Pennylane. Odoo documente la facturation d’avancement et les retenues dans son pack Construction, avec Enterprise et paramétrage. Ces fonctions ne sont pas toutes incluses dans les offres gratuites : le guide artisan détaille les conditions.

Le diagnostic BTP de FactureMatch pose quatre questions (facturation simple, situations, comptable, gestion intégrée, cas complexes) et classe les sept solutions en plaçant le périmètre documenté avant le prix. Le guide artisan du bâtiment détaille les prix et les fonctions, solution par solution.